30 Mar 4 Ενδείξεις Σπατάλης στις Εκτυπώσεις της Επιχείρησης σας

1. Πολλοί «φθηνοί» εκτυπωτές στο γραφείο

Για παράδειγμα, ένα τμήμα με αυξημένες ανάγκες εκτύπωσης αποφασίζει να ξοδέψει ένα μικρό σχετικά ποσό σε ένα φτηνό inkjet, ή κάποιος αποφασίζει ότι θα πρέπει να έχει έναν δικό του εκτυπωτή, οπότε αγοράζει έναν και τα έξοδα δεν υπολογίζονται. Ενώ η αρχική αγορά του εκτυπωτή μπορεί να είναι σχετικά φθηνή, η μη παρακολούθηση των εξόδων σε αναλώσιμα είναι κάθε άλλο παρά φθηνή.

Στην πραγματικότητα, οι φθηνοί επιτραπέζιοι εκτυπωτές είναι το κρυφό κόστος στο τμήμα ΙΤ της επιχείρησης σας. Επίσης, αν όλες οι δαπάνες που γίνονται για συσκευές και αναλώσιμα δεν είναι συγκεντρωμένες, είναι σχεδόν αδύνατο να υπολογιστεί το πραγματικό κόστος τους.

Το αποτέλεσμα: περισσότερους φθηνούς εκτυπωτές από ό,τι χρειάζεται η εταιρεία, περισσότεροι άνθρωποι να ξοδεύουν σε ακριβότερα αναλώσιμα χωρίς έλεγχο, περισσότεροι προμηθευτές για διαχείριση και περισσότερες κλήσεις προς το τμήμα IT.

2. Διάφορα άτομα που παραγγέλνουν προμήθειες

Κανείς δεν θέλει να ρισκάρει να ξεμείνει από τόνερ ή χαρτί στη μέση μιας εργασίας. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι αγοράζουν τόνερ κάθε φορά που πιστεύουν ότι θα εξαντληθεί. Αυτό όμως, μπορεί να οδηγήσει σε αυξανόμενα κόστη. Εάν κάποιος δεν παρακολουθεί ποιος αγόρασε τι και πότε, η επιχείρηση σας θα φτάσει πολύ γρήγορα σε ένα σημείο σπατάλης.

Αυτό το πρόβλημα επιδεινώνεται εάν έχετε διάφορους εκτυπωτές από διαφορετικούς προμηθευτές στην εταιρεία. Υπάρχει ο κίνδυνος επίσης, εάν ένας εκτυπωτής αντικατασταθεί από διαφορετική μάρκα, όλες οι προμήθειες που έχουν αγοραστεί να μείνουν αχρησιμοποίητες.

3. Όλα τα έγγραφα εκτυπώνονται έγχρωμα

Η έγχρωμη εκτύπωση κοστίζει περισσότερα από την ασπρόμαυρη. Είναι όμως πολύ σημαντικό ορισμένες ομάδες να χρειάζεται να εκτυπώνουν έγχρωμα έγγραφα, αφού το χρώμα κάνει ευκολότερη τη διατήρηση πληροφοριών, και το να τραβήξει περισσότερο την προσοχή του αναγνώστη.

Το πρόβλημα της σπατάλης προκύπτει όταν κανείς δεν επιβλέπει τη χρήση του εκτυπωτή ή να προσπαθεί να καταλάβει τις εκτυπωτικές ανάγκες της κάθε ομάδας. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι συνηθισμένο φαινόμενο για τις εταιρείες να εκτυπώνουν τα πάντα έγχρωμα, ανεξάρτητα από τον τρόπο χρήσης τους, οδηγώντας σε περιττά έξοδα τα οποία μπορούν να αποφευχθούν.

4. Το τμήμα IT ξοδεύει πολύ χρόνο σε θέματα που σχετίζονται με την εκτύπωση

Υπολογίζεται ότι το 40 έως 60% όλων των κλήσεων του τμήματος IT σχετίζονται με την εκτύπωση. Αυτός είναι πολύς χρόνος που δαπανάται για την αντιμετώπιση ζητημάτων που το τμήμα IT δεν έχει τον χρόνο να αντιμετωπίσει.
Στην πραγματικότητα, αυτές οι κλήσεις είναι στην πραγματικότητα διπλό κόστος, αφού καταλαμβάνουν τον χρόνο τόσο του εργαζομένου όσο και του IT κατά την επεξεργασία τους.

Η Xerographic Solutions Ltd, Εξουσιοδοτημένος Διανομέας της Xerox στην Κύπρο, μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε το περιβάλλον εκτύπωσης και εγγράφων της επιχείρησης σας.

Μέσω των υπηρεσιών μας Managed Print Services (MPS), μπορούμε να σας βοηθήσουμε να σχεδιάσετε έναν πιο οικονομικό οργανισμό, χρησιμοποιώντας αναλυτικά στοιχεία για τη βελτίωση του περιβάλλον εκτύπωσης, της διαφάνειας του κόστους, τον έλεγχο των δαπανών, και της μεγαλύτερης απόδοσης των εκτυπωτικών μηχανημάτων σας.

Με απλά λόγια, η μείωση των εξόδων σας στη διαχείριση εγγράφων σημαίνει:

• Λιγότερα έξοδα σε αγορές εκτυπωτικών συσκευών
• Καλύτερος έλεγχος και μείωση εξόδων σε αγορές αναλωσίμων
• Μείωση χρόνου που δαπανείται από το τμήμα ΙΤ σε θέματα εκτύπωσης

Μάθετε περισσότερα για τις υπηρεσίες μας Managed Print Services (MPS)
κάνοντας κλικ εδώ.